Informativa privacy

Trattamento dei dati personali da parte di Alioniq

La presente informativa descrive come Alioniq tratta i dati personali dei visitatori di questo sito e dei clienti professionali nell’ambito delle proprie attività di automazione dei processi aziendali. Mira a fornire un’informazione trasparente, in conformità alla normativa applicabile, in particolare al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Titolare del trattamento e ambito di applicazione

Il titolare del trattamento per i dati raccolti tramite questo sito e nell’ambito della prospezione, della gestione del rapporto cliente e dell’esecuzione degli incarichi è:

Alioniq S.r.l., società a responsabilità limitata, con sede in: Largo Dino Frisullo, 00153 Roma (RM), Italia. Contatto principale: [email protected].

Questa informativa si applica ai trattamenti effettuati per i visitatori del sito, i potenziali clienti e clienti, le persone di contatto all’interno delle organizzazioni clienti, nonché i partecipanti a workshop e formazioni organizzati da Alioniq. Non copre i trattamenti svolti dai clienti per proprio conto, né quelli che ricadono esclusivamente sotto la responsabilità di altri titolari del trattamento.

2. Dati trattati

Alioniq tratta solo i dati necessari all’erogazione dei servizi e alla gestione del rapporto con le organizzazioni clienti. Le categorie di dati che possono essere trattate includono:

Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ruolo/funzione, e-mail professionale, numero di telefono professionale, organizzazione, lingua di comunicazione. Dati relativi a richieste di contatto o di progetto: informazioni fornite tramite moduli, e-mail o scambi (contesto, obiettivi, descrizione dei processi interessati). Dati di navigazione sul sito: indirizzi IP troncati, identificativi cookie, log tecnici, pagine consultate, timestamp, nel rispetto delle scelte cookie dell’utente. Dati relativi all’esecuzione degli incarichi: report, decisioni, parametri tecnici, log di esecuzione degli scenari supervisionati da Alioniq e contenenti, se del caso, identificativi interni.

Alioniq non intende raccogliere dati “particolari” ai sensi del GDPR (ad es. dati sulla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose). Qualora, eccezionalmente, tali dati dovessero essere trattati nell’ambito di un mandato specifico, saranno previste garanzie aggiuntive disciplinate contrattualmente.

3. Finalità e basi giuridiche

I trattamenti implementati da Alioniq perseguono finalità determinate, esplicite e legittime e si fondano su basi giuridiche identificate. In particolare:

Gestione delle richieste in entrata e attività precontrattuali (richieste di informazioni, demo, audit, preventivi): il trattamento è necessario per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato. Esecuzione dei contratti con i clienti (consulenza, progettazione, integrazione, gestione operativa, formazione): il trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto che vincola Alioniq al cliente. Gestione amministrativa e contabile (fatturazione, gestione pagamenti, contabilità): il trattamento è necessario per adempiere obblighi legali e fiscali applicabili. Prospezione e comunicazione B2B mirata verso contatti professionali pertinenti: il trattamento si basa sul legittimo interesse di Alioniq a sviluppare la propria attività in un contesto B2B ragionevole, ferma restando la possibilità di opposizione dell’interessato. Miglioramento dei servizi, sicurezza e registrazione (log tecnici, supervisione degli scenari, analisi incidenti): il trattamento si basa sul legittimo interesse di Alioniq e dei suoi clienti a disporre di un servizio affidabile e sicuro. Gestione dei cookie non strettamente necessari (analisi audience, eventuale personalizzazione): il trattamento si basa sul consenso, raccolto e gestito tramite il banner cookie, in conformità alla cookie policy.

4. Ruolo di Alioniq: titolare e/o responsabile del trattamento

Per i dati raccolti tramite questo sito, per la prospezione e la gestione del rapporto commerciale, Alioniq agisce come titolare del trattamento. Per alcune attività di automazione svolte a beneficio dei clienti, Alioniq può agire come responsabile del trattamento ai sensi del GDPR, trattando dati per conto del cliente e secondo le istruzioni documentate di quest’ultimo.

In tal caso, i diritti e gli obblighi delle parti in materia di protezione dei dati sono definiti in un accordo di trattamento specifico o nelle clausole privacy allegate al contratto. Alioniq tratta i dati solo per le finalità concordate e non li conserva oltre quanto necessario all’esecuzione del mandato e al rispetto degli obblighi di legge.

5. Destinatari dei dati e trasferimenti

I dati sono trattati dal personale di Alioniq che ne ha necessità per svolgere le proprie attività (ad es. consulenti, team tecnico, funzioni commerciali e amministrative). L’accesso è limitato tramite misure di controllo e separazione dei ruoli.

Fornitori esterni possono intervenire come responsabili del trattamento (ad es. hosting, piattaforme e-mail, strumenti collaborativi, soluzioni di monitoraggio). Sono selezionati con attenzione e vincolati da contratti che impongono obblighi di riservatezza, sicurezza e conformità.

Alioniq privilegia trattamenti all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora, in via eccezionale, avvenissero trasferimenti verso paesi extra SEE, questi sarebbero regolati da meccanismi appropriati (decisione di adeguatezza, clausole contrattuali standard, misure supplementari), in conformità al GDPR.

6. Tempi di conservazione

Alioniq conserva i dati personali per un periodo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità del trattamento, tenendo conto dei termini legali di prescrizione o di conservazione applicabili. A titolo indicativo:

I dati relativi alle richieste di contatto e alla prospezione sono conservati, di norma, fino a un massimo di tre anni dall’ultimo contatto attivo, salvo opposizione dell’interessato. I dati necessari all’esecuzione dei contratti (inclusi alcuni log di esecuzione) sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e successivamente archiviati per il periodo di prescrizione applicabile. I dati di fatturazione e contabilità sono conservati per i termini previsti dalla normativa fiscale e civilistica applicabile. I dati raccolti tramite cookie sono conservati per periodi coerenti con la finalità, come indicato nella cookie policy.

Oltre tali periodi, i dati vengono cancellati oppure anonimizzati in modo irreversibile, quando compatibile con esigenze di documentazione o ricerca interna.

7. Diritti degli interessati

Nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa applicabile, gli interessati possono esercitare i seguenti diritti:

Diritto di accesso e informazione: ottenere conferma che sia in corso un trattamento e informazioni su finalità, categorie di dati e destinatari. Diritto di rettifica: richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti. Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) in casi limitati, ad esempio quando i dati non sono più necessari o quando il trattamento si basa esclusivamente sul consenso. Diritto di limitazione del trattamento in determinate ipotesi (contestazione dell’esattezza, trattamento illecito, ecc.). Diritto di opposizione, in particolare ai trattamenti basati su legittimo interesse o alla prospezione B2B, con possibilità di disiscrizione dalle comunicazioni. Diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile (dati forniti dall’interessato, trattamento automatizzato basato su consenso o contratto).

Per esercitare tali diritti o per qualsiasi domanda, è possibile contattare Alioniq a: [email protected]. Potrà essere richiesto un documento di identità in caso di ragionevole dubbio sull’identità del richiedente.

È inoltre possibile presentare reclamo all’autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati, in particolare al Garante per la protezione dei dati personali, fatti salvi altri ricorsi amministrativi o giudiziari.

8. Sicurezza e registrazione

Alioniq adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere i dati da distruzione accidentale o illecita, perdita, alterazione, divulgazione o accesso non autorizzati. Tali misure includono, tra l’altro, controlli di accesso, segmentazione degli ambienti, gestione dei permessi per ruolo e attenzione specifica alla registrazione delle operazioni sensibili.

Nell’ambito delle attività di automazione, Alioniq può registrare determinati eventi tecnici o funzionali (ad esempio esecuzione scenari, errori, decisioni di ripristino manuale) per garantire tracciabilità, supervisione e miglioramento continuo dei servizi. Questi log sono conservati per periodi limitati e protetti con misure adeguate.

9. Minori e utilizzo del sito

I servizi di Alioniq sono rivolti esclusivamente a organizzazioni e professionisti che agiscono nell’ambito delle proprie funzioni. Il sito non è destinato all’uso da parte di minori per finalità personali. Alioniq non intende raccogliere consapevolmente dati personali di minori.

10. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere l’evoluzione delle prassi di Alioniq, dei servizi, delle tecnologie utilizzate o del quadro normativo applicabile. La data dell’ultima revisione può essere indicata su questa pagina.

In caso di modifiche sostanziali che incidano significativamente sugli interessati (ad esempio nuove finalità o nuove categorie di destinatari), Alioniq cercherà di informare con mezzi appropriati, anche tramite il sito o, quando pertinente, con comunicazioni dirette.

Questo documento ha finalità informative generali e non costituisce consulenza legale. Deve essere letto insieme ai contratti conclusi con Alioniq, alle normative locali applicabili e alle indicazioni delle autorità competenti. In caso di dubbi, si consiglia di consultare un professionista legale indipendente.